A polÃtica de viagens corporativas é essencial de modo a qualquer empresa de que preza pelo controle de custos e similarmente identicamente conjuntamente pelo conforto e segurança do seu colaborador.
Ter os processos por viagens bem definidos otimiza rotinas, garante qual os gestores permitam controlar os gastos e qual os colaboradores cumpram as regras.
Ainda Nesse caso, é preciso qual a polÃtica do viagens faça Parcela do dia a POR DIA de quem realiza as viagens e de que o engajamento garanta o cumprimento DE regras da empresa.
Pensando nisso, criamos um artigo completo de modo a te auxiliar na criação da polÃtica do viagens corporativas. Continue com a leitura e entenda este conceito e este passo a passo para construir e aplicar ESTES processos da polÃtica de viagens na sua própria empresa!
Este qual é e qual a importância do uma polÃtica por viagens corporativas?
A polÃtica do viagens corporativas é 1 documento onde se estabelecem as diretrizes para o processo por viagens corporativas de uma empresa. Possui como objetivo aumentar o compliance e controle por custos com viagens, para além por prevenir erros em registros do despesas e orientar ESTES colaboradores em deslocamento.
Na polÃtica são descritos os procedimentos de modo a a realizaçãeste de viagens representando a empresa. A partir de o processo do solicitaçãeste de serviçESTES por viagem, à s normas de valores por despesas e prestações de contas.
Nosso tipo do documento é crucial de modo a que colaboradores saibam tais como proceder em viagens e deslocamentos, atendendo às demandas da companhia, qual por sua vez garante a segurança e natural-manter-se do colaborador.
Por que ter uma polÃtica de viagens corporativas natural definida?
Você possui ideia por quanto sua empresa gasta em viagens corporativas? Esse Genero de controle nãeste é mal importante como essencial de modo a a saúdo financeira do um negócio.
Seja viagem de modo a fechar 1 contrato, de modo a prestar 1 serviçeste, de modo a participar do 1 treinamento ou destemido compromisso corporativo, deter uma previsão por gastos e a certeza por qual ESTES reembolsos serão feitos dentro dos padrões Têm a possibilidade de, inclusive, reduzir custos isento deixar este conforto do lado ou diminuir o número do viagens.
A polÃtica de viagens corporativas entra como uma forma por padronizar processos e procedimentos. Nesse caso, todo este fluxo da viagem, a partir de a compra das passagens e a escolha do hotel até a prestaçãeste por contas, é realizado utilizando bastante mais assertividade.
Vale lembrar que a polÃtica deve executar sentido utilizando as necessidades da empresa e por seus colaboradores. Um equilÃbrio entre controle de gastos e Duty of Care.
Com este tempo, a polÃtica por viagens vai manter-se enraizada e trará muitos retornos positivos para todos quando o assunto é viagem corporativa.
Este qual uma polÃtica do viagens corporativas precisa ter?
Uma polÃtica por viagens corporativas serve de modo a comunicar as regras definidas pela sua empresa. De modo a qual esta comunicação seja efetiva, é preciso qual ao escrevê-la você leve em consideraçãeste para quem você está falando.
Por isso, de modo a evitar a má interpretaçãeste das regras e este baixo engajamento, a sua própria polÃtica de viagens deve ser objetiva, deter regras mensuráveis e manter-se alinhada à cultura da empresa.
A ideia é que este documento se conecte aos seus colaboradores e não mesmo que alheio ao dia a POR DIA do viajante. Portanto tenha os pontos em mente:
• Crie categorias e orçamentos claros: Os funcionários precisam saber quanto é permitido e em quais classes de despesas eles podem gastar;
• Mesmo que realista: A reduçãeste do custos é fundamental de modo a seu programa do viagens, mas de nada adianta definir tetos de gastos baixÃssimos se nãeste é viável praticá-los;
• Mantenha simples: Seus colaboradores precisam ter autonomia de modo a responder às próprias perguntas, entãeste seja breve e objetivo. Descreva ações em formato de passo a passo e regras em tópicos rápidos;
• Atualize frequentemente: Saiba como qualquer processo na sua própria empresa, certifique-se de qual é responsabilidade do algué especialmentem validar se ESTES membros da equipe estão usando a polÃtica e tais como Têm a possibilidade de ser melhorado.
• Crie uma polÃtica orientada à digitalização: Garanta qual a sua polÃtica por viagens possa ser aplicada em softwares de gestãeste do viagens, ESTES OBTs. Estas soluções sãeste grandes aliadas para sua própria gestão, é importante de que a polÃtica possa ser adaptada de modo a outros meios além do documento por papel (ou PDF.).
⇒ Leia também: 3 dicas de modo a atualizar seu programa de viagens corporativas
Passo a passo de modo a criar uma polÃtica do viagens corporativas
Uma boa polÃtica do viagens corporativas é pensada para qual os colaboradores entendam e estejam engajados. Só Assim sendo ela fará sentido e será colocada em prática por todos.
Doravante qual você já sabe a importância de ter uma polÃtica por viagens corporativas bem definida, chegou a hora do conferir este passo a passo para aplicar na sua própria empresa.
• Etapa 1: Levantamento de dados;
• Etapa 2: Perfil Destes viajantes e as polÃticas;
• Etapa 3: Orçamento de viagens;
• Etapa 4: Definindo as regras da polÃtica do viagens;
• Etapa 5: Sentido dos processos por solicitaçãeste, aprovaçãeste e prestação de contas;
• Etapa seis: Segurança e natural-estar;
• Etapa 7: Comunicação da polÃtica.
Confira cada uma das etapas de maneira detalhada abaixo:
Etapa 1: Levantamento por dados
Antes do arregaçar as mangas e começar a escrever a tua polÃtica de viagens, vamos lançar 1 passo atrás e envolver todos os stakeholders neste processo.
As viagens corporativas sãeste uma obrigatoriedade transversal em muitas empresas. Ou seja, muitos setores têm interesse pelo resultado das polÃticas e processos do viagem.
Crie 1 comitê multidisciplinar na tua empresa para discutir a polÃtica do viagens. Multiplos perspectivas enriquecem o documento e farão usando qual ele atenda de maneira integral à s necessidades de todos os envolvidos.
Veja certos perfis de que podem vir a ser convidados para a discussão:
• CEO: Responsável pela visãeste estratfoigica do Empreendimento, é importante que a tua visãeste mesmo que incluÃda no processo, para de que a polÃtica atenda à s necessidade da empresa;
• CFO ou Gerente Financeiro: ESTES gastos por viagem comumente são o segundo maior custo do diversas companhias, é imprescindÃvel qual a polÃtica leve esta perspectiva em consideração;
• Recursos humanos: Nenhumas o viajante nenhuma viagem acontece, nãeste é precisamente? O bem-estar, segurança e satisfação Destes colaboradores é essencial de modo a que o objetivo DE viagens seja atingido;
• Lideranças das áreas do Empreendimento interessadas: Quais ESTES setores de que Ainda mais viajam na tua empresa? Traga ESTES gestores destas áreas de modo a a discussãeste, eles podem informar quais as principais demandas e objetivos nas viagens;
• Travel Manager: A pessoa ou setor responsável através gestãeste DE viagens precisará garantir este cumprimento DE polÃticas e a eficácia por todo este programa por viagens, assim sendo é importante qual participe desta construçãeste;
• Viajantes frequentes: O viajante está na ponta do processo e será ele de que deverá cumprir a polÃtica por viagens. Tua visãeste poderá demonstrar quais ESTES gaps e insuficiências do processo atual e as principais dificuldades em as viagens. Este feedback é extremamente importante.
O levantamento de dados orientará a criação das polÃticas. Nesta fase é importante reunir dados históricos das viagens já realizadas como: méPOR DIA por gastos, tipos de despesas mais utilizados, MODELOS de serviços, quais ESTES setores que mais viajam na empresa, principais destinos e viajantes, entre outros dados.
Etapa 2: Perfil Destes viajantes e as polÃticas
Multiplos perfis por viajante pedem diferentes polÃticas por viagem.
É comum qual, precisamente usando uma polÃtica do viagens definida, certos grupos de viajantes tenham benefÃcios diferentes por outros da mesma empresa. 1 exemplo simples é a diretoria em relação à s demais áreas.
Estes casos acabam a ser tratados saiba como exceções à regra. Porém se uma exceção é recorrente, automaticamente perde o feição por exceçãeste e usando isso perde-se o controle.
Por isso, nãeste possua medo do criar polÃticas multiplos por entendimento usando o retrato Destes grupos do viajantes. Isto simplificará este controle e aumentará a adesão à s polÃticas, mais alinhadas à s necessidades reais Destes colaboradores.
O perfil do viajante pode ser identificado na fase por levantamento do dados e construÃdo com base muitos critfoirios, tais como:
• Setor;
• Cargo ou função;
• BenefÃcios especÃficos;
Para além do perfil dos viajantes, é necessário compreender qual este perfil por Empreendimento da sua empresa.
Este foco das suas viagens é utilizando objetivos comerciais, de que podem ser planejados utilizando maior antecedência ou o objetivo é atender clientes em manutençãeste do equipamentos, por exemplo, e possui menos antecedência?
As propriedades do seu negócio Seroada relevantes para definir as normas por viagem do seus colaboradores.
Etapa 3: orçamento por viagens
Este orçamento destinado à s viagens da sua própria empresa é uma informação importantÃssima de modo a a construção DE regras do viagem e poderá ser definido globalmente, de modo a toda a companhia, dividido por área do negócio ou por tipo do despesa.
Este nÃvel por detalhamento dependerá da polÃtica orçamentária da sua empresa, porém será preciso que o processo por gestão por serviçESTES e despesas do viagens dê apoio ao rateio destes custos.
Além disso, a definição das regras por despesas deve ser orientada a cumprir ESTES objetivos orçamentários da empresa, viabilizando a minimização Destes custos por viagem.
⇒ Conheça os 5 passos de modo a um Orçamento por viagens corporativas eficiente
Etapa 4: Definindo as regras da polÃtica de viagens corporativas
Presentemente qual você já sabe quais ESTES tipos por viajantes, as propriedades DE viagens do seu negócio, seus principais destinos e necessidades, chegou a hora por definir as regras.
Quais recursos serão usados pelo viajante corporativo?
ServiçESTES pré-viagem, tais como a emissão de aé especialmentereos, sãeste reservados e pagos antes qual este colaborador embarque. Mas Há outras despesas, tais como alimentaçãeste e táxi, realizadas em a viagem, que nãeste são pagas mais informações utilizando antecedência.
Neste caso, qual este recurso que este viajante utilizará? Esta Sentido é importante como impacta no fluxo por reembolsos e prestação por contas, e até exatamente pelo orçamento familiar do seus colaboradores.
Aqui estãeste algumas pontos por atenção de modo a se considerar ao definir o tipo por recurso disponibilizado ao seu colaborador:
• Recurso próprio do colaborador e o reembolso por despesas: O seu colaborador possui capacidade financeira de modo a arcar usando estas despesas e esperar até qual o ciclo por aprovações termine para arrecadar o valor de volta?
Caso a sua própria intenção seja trabalhar apenas usando o reembolso do despesas, recomendamos que você repense. Em geral, trabalhar exclusivamente utilizando o reembolso por despesas gera insatisfação nos colaboradores de que ficam com o orçamento familiar comprometido.
• Adiantamento: Fornecer 1 adiantamento para a realizaçãeste das despesas dos colaboradores evita este comprometimento do recursos próprios Destes viajantes, mas exige 1 controle ainda mais preciso sobre as despesas.
O presente recurso da empresa precisa ser justificado, portanto a prestaçãeste por contas é 1 processo importantÃssimo. Para além disso, este meio pelo qual você cede ESTES valores aos colaboradores aumentará ou diminuirá a segurança deste processo.
⇒ Você pode entender Muito mais Derivado do meios por pagamento por adiantamentos neste artigo e Acerca ESTES riscos deste processo no artigo Adiantamento para despesas de viagens: como conter os riscos?
• Cartão do crédito corporativo: Esta opçãeste para além Clique aqui de não comprometer o salário do colaborador, nãeste aqui compromete este caixa da tua empresa. O pagamento da fatura é programado e a previsibilidade de caixa é simplificada.
No entanto, a conciliaçãeste de inúmeras faturas de cartão de crédito Pode vir a ser um desafio, tais como a validar as polÃticas em cada despesa. Assim sendo, procure por uma soluçãeste qual permita conciliar AS SUAS faturas com a prestaçãeste por contas Destes colaboradores, Nesse caso este processo se torna Ainda mais necessário e simplificado.
Defina regras de modo a cada Espécie do custo do viagem
Nas regras do despesas é essencial definir os limites de forma clara, levando em consideração as peculiaridades do seu negócio.
Reembolsável ou não reembolsável?
Qual Genero por despesas seu colaborador poderá pedir reembolso ou usar 1 dos recursos cedidos pela empresa para pagar? Esta é uma regra valiosa, pois evita gastos desnecessários em a estadia.
Comumente as despesas utilizando bebidas alcoólicas e guloseimas nãeste são reembolsáveis. Mas existem outras possibilidades, saiba como as despesas por café da manhã, quando este hotel contratado possuir o serviço incluso na tarifa, por exemplo.
O nÃvel por detalhamento desta Sentido dependerá do histórico dos seus viajantes. No passado, ESTES gastos desnecessários em viagem foram relevantes?
Classes de despesas reembolsáveis
Para definir quais despesas serão englobadas em sua polÃtica por viagens, volte aos dados levantados pelo primeiro passo e faça perguntas como:
Quais as despesas mais comuns nas viagens por seus colaboradores? Quantos tempo em mfoidia eles passam nos destinos? ESTES hotfoiis reservados precisam ser pagos no balcão?
Já ESTES valores estipulados para cada Género por despesa podem vir a ser definidos usando base na méPOR DIA histórica Destes seus viajantes e informações de Nicho. ESTES benchmarks são recursos valiosos de modo a entender quanto companhias semelhantes à sua gastam nessas despesas.
Defina 1 teto para as despesas, mas nãeste restrinja suas opções utilizando restaurantes ou hospedagens empresa de viagens corporativas obrigatórias. Ao ter autonomia orientada por limites de gastos, este viajante se sente mais responsável por AS SUAS escolhas e tende a aderir à s polÃticas usando mais facilidade.
Constate alguns pontos relevantes sobre ESTES principais MODELOS por despesas em viagens corporativas:
• Alimentação: De modo a definir o valor máximo em refeições, leve em consideração o custo de alimentação em determinadas regiões, saiba como em metrópoles e cidades do interior. A diferença entre estes 2 cenários é gigantesca, ter polÃticas multiplos poderá ajudar sua própria empresa a minimizar custos. Para isso, consulte o custo por refeições em sites tais como da Alelo e Sodexo, qual fornecem uma mfoidia do valores por cidade;
• Transporte por aplicativo: Devido ao caráter flutuante do valor das corridas, regras sobre Classe de veÃculo e horário das corridas podem vir a ser Ainda mais assertivas e dar Ainda mais controle. Estas polÃticas mais detalhadas podem possibilitar ser gerenciadas por meio de contas corporativas em aplicativos tais como Uber e 99 ou plataformas de modo a a gestão do múltiplos aplicativos de mobilidade urbana, de que permitem a comparaçãeste entre vários fornecedores.
O importante nesta Classe por despesas é determinar a preferência por transporte por aplicativo, evitando ao máximo o uso do táxi.
• Reembolso do km: Este valor reembolsado por km rodado deve ser definido levando em conta ao menos o custo do desgaste do veÃculo do colaborador e a gasolina gasta. Pelo artigo completo A cerca de despesas utilizando quilometragem, explicamos como construir o valor por km rodado. Clique cá para lê-lo na Ãntegra.
Serviços por viagem
As polÃticas de modo a a contratação do serviçESTES de viagem englobam tanto o processo do solicitaçãeste, quanto limites de valores permitidos.
Apesar do cada serviçeste por viagem ter suas particularidades, regras por antecedência para solicitação eram um ponto comum entre todos ESTES tipos do serviçeste, já qual em geral garantem melhores tarifas.
Hoje, usando as incertezas da pandemia, a antecedência DE solicitações reduziu bastante. Permitir a compra por tarifas flexÃveis, pode evitar perder o bilhete no caso do destemido imprevisto.
Ainda assim podemos definir diversas polÃticas práticas de modo a garantir este controle por custos em viagens. Veja a seguir exemplos de polÃticas do aé especialmentereos e hospedagens:
Aéreos
Quando falamos em aéreos, nunca em algum momento este menor preço é o melhor preço, então cuidado usando este nosso tipo do polÃtica. Se o menor preçeste do aé especialmentereo for à s 5h da manhã, você meterá por lado o bem-estar do colaborador? Ou ainda, este custo da hora Em excesso do viajante compensa este valor da passagem?
É importante se atentar aos seguintes tópicos:
• Sentido da classe por passagem permitida (econômica, executiva, etc);
• Valor máximo ou variaçãeste da tarifa selecionada em relaçãeste à menor tarifa disponÃvel;
• Antecedência por solicitaçãeste (caso faça sentido);
• Horário Destes vôESTES selecionados;
• Cia aé especialmenterea por trecho (quando houverem acordos);
Hospedagem
Na Parcela por hospedagem, é importante verificar os seguintes tópicos para a construçãeste da polÃtica:
• Sentido do valor máximo da hospedagem – diferencie polÃticas de modo a capitais e interior, devido à diferença de custo nas localidades;
• Tipo de quarto permitido – devido à pandemia, a maioria das empresas não exige Ainda mais este compartilhamento por quartos, dando preferência aos quartos single;
• Seleçãeste do hoté especialmenteis utilizando ou com café da manhã – Uma recomendaçãeste é optar em algum momento por opções utilizando café, como as diferenças por tarifas costumam ser menores;
• PolÃtica por valor máximo da tarifa;
• Distância do compromisso – Tais como orientaçãeste e não obrigatoriedade.
Caso sua própria empresa possua convénio usando fornecedores de serviços, nãeste deixe por especificá-los nas polÃticas e garantir de que estejam apresentados para a comparação com outros fornecedores.
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Etapa 5: Sentido Destes processos por solicitação, aprovação e prestaçãeste de contas
Saiba como sabemos, a polÃtica do viagens funciona saiba como guia e orienta seus colaboradores em viagens e deslocamentos em nome da sua própria empresa.
Descreva de maneira clara e objetiva no documento qual o procedimento de modo a solicitar serviçESTES e adiantamentos, e por quais aprovações a solicitação do colaborador deverá passar. Um processo padronizado facilita a gestão Destes pedidos, a adquire e reserva do serviçESTES, para além por aumentar o controle sobre ESTES custos.
Da mesma ESTILO, descreva as regras para prestação do contas. Assim sendo, seus viajantes saberão tais como justificar seus gastos, utilizando Praticamente as informações qual seu time financeiro precisa para a comprovação fiscal DE despesas.
As solicitações e aprovações realizadas via e-mail e este controle do prestação de contas via planilhas, nãeste sãeste nada eficientes à medida qual seu processo ganha escala. Assim sendo, considere adotar uma solução de modo a gestãeste do despesas e viagens corporativas.
Estas soluções permitem qual seus colaboradores solicitem as viagens e você gerencie este fluxo do solicitações e aprovações em um único lugar, evitando que se percam entre seus e-mails.
Além disso, viabilizam a validaçãeste das polÃticas pelo instante da seleção dos serviçESTES, minimizando os custos do viagens e potencializando este seu controle e gestão.
⇒ Controle do polÃticas em planilhas do despesas: realmente funciona? Leia o artigo completo e descubra a melhor ESTILO do validar suas polÃticas.
Etapa seis: Segurança e bem-manter-se
Se há algo qual a pandemia nos ensinou, foi a importância por ter orientações claras Acerca como proceder caso ocorram imprevistos.
O bem-estar do viajante precisa ser uma prioridade de modo a a sua empresa. Portanto, dedique uma sessãeste em tua polÃtica de modo a descrever os procedimentos e contatos por emergência para garantir que seus colaboradores estejam amparados em situações adversas.
⇒ Leia identicamente conjuntamente: Duty of Care: este bem-estar do viajante nas viagens corporativas
Etapa 7: Comunicaçãeste da polÃtica do viagens corporativas
Doravante que você construiu tua polÃtica, este engajamento Destes colaboradores dependerá de uma comunicaçãeste assertiva e abrangente do documento.
Cá estão várias ideias do comunicação de modo a conscientizaçãeste A cerca de a polÃtica de viagens da empresa:
• Campanha do e-mails para todos ESTES colaboradores;
• Resumo das polÃticas em formato de infográfico;
• Lembrete com as polÃticas 1 dia previamente das viagens;
• Validação automática Clique aqui por polÃticas no software de gestãeste de viagens;
• Aceite DE polÃticas no software por gestãeste do viagens.